Per evitare errori che possono comportare conseguenze sul piano amministrativo, disciplinare e contabile, è importante rispettare la corretta procedura di spesa individuata dal TUEL (Decreto Legislativo n. 267/2000) negli artt. 182 e ss., suddivisa in quattro fasi.
L’impegno costituisce la prima fase del procedimento di spesa, con la quale, a seguito di un’obbligazione giuridicamente perfezionata, viene determinata la somma da pagare, è determinato il soggetto creditore, viene indicata la ragione e la relativa scadenza dell’obbligazione e viene costituito il vincolo sulle previsioni di bilancio, nell’ambito della disponibilità finanziaria accertata (art. 183, commi 1 e 6).
La seconda fase è costituita dalla liquidazione (art. 184, primo comma), attraverso cui in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto).
Superata la fase della liquidazione, si passa all’emissione degli ordinativi di pagamento (art. 185, comma 1): questi consistono nella disposizione impartita, mediante il mandato di pagamento, al tesoriere dell’ente locale di provvedere al pagamento delle spese (e sono oggi disposti nei limiti dei rispettivi stanziamenti di cassa, salvo i pagamenti riguardanti il rimborso delle anticipazioni di tesoreria, i servizi per conto terzi e le partite di giro).
Infine, la quarta fase è costituita dal mandato di pagamento (art. 186), è sottoscritto dal dipendente individuato dal regolamento di contabilità.
Il mandato di pagamento è controllato, per quanto attiene alla sussistenza dell’impegno e della liquidazione e al rispetto dell’autorizzazione di cassa, dal servizio finanziario, che provvede altresì alle operazioni di contabilizzazione e di trasmissione al tesoriere.
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